Entretien professionnel : le conduire.

La conduite et l'animation d'une équipe imposent parfois d'effectuer certaine missions particulières. Soit parce qu'on nous les demande, soit parce que les lois et règlements nous y obligent. C'est le cas de l'entretien professionnel.

15/02/2017 | Tags : conseil RH, direction, employeur, entretien professionnel, management

L’exercice de l’entretien professionnel est complexe. Il faut gérer un échange et une communication dans un espace-temps où les attentes de l’un et de l’autre ne se situent pas sur le même terrain.

Un rituel bisannuel obligatoire

Tous les deux ans, l’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire entre le salarié et l’employeur. Il est destiné à envisager les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer.

L’entretien professionnel concerne tous les salariés quelle que soit :

  • la nature de leur contrat de travail : CDI, CDD, contrat de travail temporaire contrat aidé, etc.
  • leur durée de travail (temps plein ou temps partiel)
  • leur ancienneté
  • la taille de l’entreprise et ses secteurs d’activité.

L’entretien professionnel vise à accompagner le salarié dans ses perspectives d’évolution professionnelle : qualifications, changement de poste, promotion, etc. et identifier ses besoins de formation.

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Un acte valeureux et sensé

A l’employeur, ou son représentant, de se fixer des objectifs qui vont donner valeur et sens à l’entretien professionnel :

  • Identifier les enjeux, les finalités d’un entretien et son intérêt pour lui et les salariés
  • Apprécier l’intérêt de l’entretien dans l’animation de son équipe
  • L’assumer en tant qu’acte de management
  • Créer les conditions du succès des entretiens
  • Repérer les fonctions de l’entretien et en distinguer les étapes

Une des finalités de l’entretien est d’accompagner les salariés dans le développement de leurs projets professionnels. Il est utile à leur carrière et peut avoir des conséquences sur les promotions et la rémunération. Cet entretien constitue un moment de dialogue et d’échanges permettant de prendre du recul au-delà des échanges faits pour résoudre les problèmes quotidiens. Il ne s’agit pas d’une simple conversation. Une préparation sérieuse est indispensable.

Une action qui demande préparation et organisation

D’abord, vous informerez de la période précise des entretiens professionnels. En outre vous fixerez les rendez-vous pendant cette campagne. Tout retard de votre part serait interprété comme un manque d’intérêt. De plus l’entretien professionnel ne peut pas être improvisé. La prise de rendez-vous est donc obligatoire. Ne prévoyez pas plus d’un entretien par demi-journée. Et ménagez-vous une plage de deux heures sans autre rendez-vous. Même si les entretiens durent en général de 1 h à 1h30, des exceptions sont possibles. Surtout l’entretien ne doit être interrompu sous aucun prétexte, sauf réelle force majeure. Par conséquent vous prendrez vos dispositions en renvoyant votre ligne téléphonique et en informant votre supérieur et vos collègues. Évitez aussi le face-à-face au bureau, lieu des rapports hiérarchiques quotidiens. Prévoyez un lieu ou une disposition qui favorise les échanges : petite salle de réunion ou coin-réunion du bureau ou toute autre disposition de proximité.

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Un instant d’écoute et de communication

Aussi, le moment venu, vous vous mettez dans un état d’esprit d’écoute. Vous accueillez le collaborateur. Vous créez ainsi des échanges et un climat de dialogue ouverts et constructifs. Cela vous demande un effort important de concentration pour écouter et comprendre le salarié. Parce qu’il fait un effort et qu’il est aussi dans une situation de stress. Ce stress est une gêne à la communication. Vous menez l’entretien professionnel, adoptez donc les attitudes qui le faciliteront.

Un moment qu’il faut savoir clore

Il est important de clore l’entretien professionnel de façon positive. En dressant une ou des perspectives claires et précises vous faites en sorte que le prochain entretien se déroule sur des bases communes. Et les rencontres intermédiaires se feront sur le même socle.

Enfin, si le manager prépare les entretiens il est important que les salariés puissent faire de même. Avant la campagne des entretiens professionnels il est souhaitable de fournir aux salariés les outils qui les aideront dans leur préparation.

En conclusion conduire l’entretien professionnel demande d’avoir le sens de la communication et de posséder des techniques facilitatrices. Au delà des obligations administratives il s’agit d’en faire un véritable acte de management. Pas un truc qui ne sert à rien et qui fait perdre du temps.

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